御社について教えてください。
株式会社生活総合サービスは、「ていねい通販」というブランド名で、「すっぽん小町」や「boco to deco」などの健康食品、化粧品を中心に通販事業を展開しています。
私たちの特徴は、単に商品を届けるだけでなく、「手渡しするような気持ちで商品や想いを届ける」「つながりを大切にする」「一般的なやり方にとらわれない」という独自の文化を大切にしていることです。この考え方は、顧客応対のあらゆる場面に息づいています。
例えば、コールセンターでは業界で一般的な「通話時間の短縮＝効率化」という常識にとらわれず、通話時間に上限を設けていません。お客様の人生の節目や日常の悩みにまで耳を傾け、時にはご家族の記念日に合わせて手紙をお送りすることもあります。こうした取り組みを通じて、長くお付き合いできることを大切にしています。
商品づくりにおいても同じです。素材を育ててくださっている生産者さんの所へスタッフが直接足を運び、現場の声を商品に反映させています。部門を越えた協力体制で、理念を体現する姿勢が社内全体に根付いています。
導入までの経緯や、導入前に抱えていた課題・ご要望について教えてください。
Office 365（現在のMicrosoft 365）を導入したのは2019年のことです。当時は社内のグループウェアとしてdesknet’sを利用していましたが、Office 365の導入により、機能の重複や情報の分散が大きな課題になっていました。desknet’sや基幹システムなど、利用するシステムごとにアクセスする場所が異なっていたため、社員からは「ここさえ見れば大丈夫」というような、入口を一つにまとめた社内ポータルへのニーズが高まっていたんです。こうした背景から、Microsoft 365の機能を活用して社内ポータルを一本化する取り組みを本格的に始めました。
さらに、Outlook予定表への移行を検討したところ、従来の組織カレンダーと使い勝手が異なると感じる声も多くありました。そこで、社内ポータルの一本化とあわせてネクストセットを導入し、中身はOutlook予定表でありながらも使いやすくする取り組みも行いました。
その他にも、これまでExcelで対応していた社内販売の申込みや集計を、Power Appsを使って社販アプリとして構築することで、業務の利便性を高めたいと考えていました。
Microsoft 365を選定した理由、また弊社にお任せいただいた理由を教えてください。
Microsoft 365の導入は、会社の方針として決定されていました。選定のポイントは、ライセンス内でできることが多いこと、Excel・Word・Outlookなど日常業務と自然に連携できること、そしてセキュリティ面で安心できることでした。これらは、業務効率化と安全性の両立を考えたときに非常に重要な要素でしたね。
実際に運用を始めてみると、Microsoft 365は機能が非常に多く、使いこなせばできることも多いと実感しました。そこで、セミナーに参加するなど自分たちで情報収集をしましたが、限界を感じるようになり、Microsoft 365の活用を支援してくれる企業を探し始めたんです。
そんな中、ホームページ検索でe-anchorさんを見つけました。一番の決め手は、距離の近さでした。徒歩8分という立地は、何かあったときにすぐ相談できるという安心感につながりました。実際に問い合わせをしたところ、すぐに訪問していただき、「近くに頼れる存在がいる」という心強さを感じました。
提案・導入時の印象は「気さくで相談しやすい」というものでした。そして何より、「現場に寄り添った実用的な提案」をしていただけたことで、プロジェクトは非常にスムーズに進行しました。
導入後、業務やサービスにどのような変化がありましたか？
一番大きな変化は、クラウドサービスへの移行によって在宅勤務がスムーズにできるようになったことです。実は、コロナ禍を意識していたわけではなかったのですが、導入が完了したのがちょうどその直前だったので、システム部門としては本当に助かりました。「あのタイミングで移行しておいてよかった」と心から思いましたね。
さらに、当初の目的だった社内ポータルの一本化も実現できました。「ここを見れば迷わない」という環境を整えたことで、エンドユーザーは業務に必要な情報を探す時間が減り、管理側も問い合わせ対応にかかる時間を大幅に削減できました。実際、社内のユーザーからは「見やすくなった」「デザインがオシャレ」という声が多く寄せられていて、評判はとても良いです。
その他にも、機能が重複していたグループウェアの利用をやめ、ライセンスを解約したことで大幅なコスト削減につながりました。加えて、ワークフローの整備によって申請・承認のペーパーレス化が進み、総務領域では紙書類の削減と処理時間の短縮を実現できました。
そして、プロジェクト終了後にはサポートサービスを契約し、障害対応や運用、設定、活用相談まで「困ったときにすぐ頼れる」体制を整えられたことも大きなポイントです。実際、メールが迷惑判定されるというトラブルが発生した際、情報システム部門だけでは手に負えない状況でしたが、迅速に原因特定と復旧を支援してもらえました。Microsoftに関することは、何か起きてもすぐに相談できる相手がいる、そんな安心感があります。
導入によって「働き方」「業務効率」「コスト削減」「安心感」、すべてにポジティブな変化がありましたね。
今後、特に力を入れていきたい分野や取り組みがあれば教えてください。
当社では、AIの活用を積極的に進めています。外部講師を招いたAI研修を実施し、開発現場ではGitHub Copilotを取り入れています。また、情報共有の面ではMicrosoft LoopなどMicrosoft 365の新しい機能を積極的に活用しています。さらに、ナレッジツールなど便利なサービスがあれば、まずはMicrosoft 365内で同様の使い方ができないかを模索しています。Microsoft製品間の連携の良さもありますし、コストもかけ過ぎずにすみ、慣れ親しんだ操作感で社内に広めやすいというメリットがあるからです。こうした取り組みを通じて、業務の効率化と柔軟な働き方をさらに推進していきたいと考えています。
一方で、私たちは「アナログの価値」も非常に大切にしています。電話や手紙、顧客応対といった、人の温かみを感じられるコミュニケーションは今後も強化していく方針です。「顔が見える発信」として、SNSやポッドキャストにも力を入れ、人に寄り添うブランドを磨き続けています。
目指しているのは、「人とテクノロジーの融合」です。デジタルの力を活用しながら、お客様一人ひとりとの関係性をより深く、より広く築いていくこと。それが私たちのDXの本質だと考えています。
もちろんDXやAI活用を進める一方で、セキュリティは最重要課題として位置付けています。顧客との深い関係性があるからこそ、個人情報の 管理や情報漏洩対策には全社で注力しています。
「お客様とのつながりが強いからこそ、プライベート情報の管理は徹底。AIやデジタル活用も、安心・安全が前提です。」この姿勢は、今後も変わることはありません。
同じような課題をお持ちの企業様へ、おすすめポイントやアドバイスがあれば、お願いします。
Microsoft 365は進化のスピードが速く、機能も非常に幅広いため、自社だけで追い切るのは正直難しいと感じています。だからこそ、知識と経験のあるパートナーに伴走してもらえる安心感は、運用の質とスピードを確実に高めてくれます。「何か起きたら相談できる」という体制があることで、仕様変更や設定の見直しが必要な場面でも不安が解消され、スムーズに対応できるようになりました。
Microsoft 365は常に変化していくので、e-anchorさんのようにサポートしてくれる会社があることは本当に心強いです。
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