御社の事業内容や社員数を教えてください。
モトックスは1915年創業。酒類専門卸売商社として世界各国の魅力あるワインや和酒 （日本酒・焼酎・泡盛）、食品・飲料を日本全国に届けています。ワインの取扱数は世界22か国、年間2,000種以上。400以上の生産者から輸入したワインを、酒類販売業免許を有する全国のお得意先に販売しています。近年では中国・香港・オーストラリアなどの国々への和酒（モトックスが蔵元と共同開発したお酒）の輸出にも力を入れています。
弊社は「日本のワインのある暮らしに貢献する」をミッションとして、生産者の想いを消費者の皆様にお届けしております。ワインの味わいだけでなく、ワインを飲んだ時に生まれるコミュニケーションをとても大切にしていきたいと思っております。最近ではSDGsにも取り組み始めて、その面でも社会に貢献していきたいと考えています。弊社の現在の従業員数は200名程度です。
導入までの経緯や、導入前の課題・ご要望などを教えていただけますでしょうか。
（2016年：Office 365設計・SharePoint構築プロジェクト）
当時NIコラボという製品を使っており、それが弊社のグループウェアであり、メールを確認するソフトでもありました。課題となっていたのは、システムがとにかく遅いということです。ユーザーがメールをタイムリーに確認できない状態で、何とかしなければいけないと感じておりました。グループウェアはメール以外にも、社内の情報発信として、生産者の想いやヴィンテージの変更といった情報を載せていたのですが、ユーザーのアクセスがすごく多くてレスポンスが悪いのが課題でした。2016年にiPhoneを導入してグループウェアと連動させていたのですが、それもやはりレスポンスが悪い、という課題がありました。他にも当時はコミュニケーションや情報共有についても大きな課題がありました。
例えば、担当者一人しか知らない情報があったり、マーケティング部では周知の事実でも、営業部では知らなかったり、ということがあったので、それをボーダーレス化する、垣根を越える、というのが新しいシステムへの要望でした。
（2018年：UMプロジェクト（運用設計、AD同期、ADリプレース、WSUS構築））
情報システムチームがシステム運用に時間や労力を取られ、本当に注力するべきこと、経営基盤を支えることやユーザーが求めるシステムの開発導入ができていない状況に陥っていました。当時、情報システムチームは多忙で、ADやWSUS等の運用管理が徹底できていませんでした。また業務の属人化も課題でした。仕事がその場限りの仕事になり、点でしか仕事ができていない、ということが多く見られ大きな問題になっていました。WSUSに関しては、構築までは情報システムチームで出来ていたのですが、運用管理者が退職し、頓挫していました。そのためWSUSの制御がなくなり、Windows Updateにすごく悩まされましたね。端末による差異や、社内ネットワークのトラフィックが増加して、繁忙期にネットワークが遅くなったりして、問題となっていました。
Microsoft 365を選定した理由、また弊社に導入構築をお任せいただいた理由を教えてください。
先ほどお話した課題があった中、まずはメールをグループウェアから脱却させることが決まり、タイムリーにメールを受信できることからOffice 365（現在はMicrosoft 365）の導入が決定しました。
無事Office 365の導入とメールシステムの入れ替えが完了した後、グループウェア自体の刷新を実施することになりました。色々な製品を調査したのですが、Office 365の機能のひとつであるSharePointがグループウェアとして使えるということで、SharePointでどの程度既存のグループウェアに近づけられるか社内で検証したところ、同等の機能、運用を行うには、カスタマイズが必須という結論となりました。
そこで、既存のグループウェアに近いSharePointサイトの構築をお願いできる企業を探したところ、e-anchorさんをご紹介いただきました。当時提案をいただいた会社が4社あったのですが、我々が困っていることに対して一番明確な回答があったのがe-anchorさんでした。こういう対応をすることで御社が抱えている課題を改善します、とピンポイントで提案してくれたところを評価して、構築をお願いすることになりました。
課題の改善状況や、変化があったことを教えていただけますでしょうか。また、現在のご利用状況や利用されている社員様からの声があれば教えてください。
SharePointでグループウェアの開発をしていただいて、ボーダーレスプロジェクト、情報を集め社内に発信する、という目的はもう達成されたと考えています。
SharePoint活用による改善点は、スケジュールやメール、他システムとの連携、ナレッジなど、さまざまなものがありますが、各部署から個別に発信できるようになったのが大きいですね。例えば、情報システムチームでは、ヘルプデスクへの問合せが非常に多くて、チーム内では情報を把握しているのですが、社内ユーザーにメールで情報発信してもすぐに過去のものとなってしまうという課題がありました。現在はSharePointサイトに情報をアップして、ここの情報を見てくださいね、という使い方をしています。緊急事態が発生した時も、サイトを見てこういう風に対応してください、という使い方をするようになって、すごく活用できるようになっています。人事部門でも、個別に情報を発信するサイトをSharePointで構築して、人事に関連する情報はそこにまとめてアップするようになり、大きく改善した点だと思います。
他には、以前は大容量ファイルの扱いはユーザー毎に色々なサイトのものを使っていて、大きな課題になっていたのですが、Office 365のOneDriveに統一できたのも変化ですね。情報セキュリティの面でも社内運用としても、すごく活用できていると感じています。アンケートやワークフロー等の機能も非常に助かっています。本当にボーダーレスで社員全員が参加できるような場所をSharePointで構築していただいたと思っています。
メッセージの伝達方法も変わりました。今までは文字でのみ社員に伝えていたのが、SharePoint構築後は、映像で社員に届けることが出来るようになりましたね。生産者からのメッセージや畑の映像がリアルタイムの動画として各部署に発信されるので、こういう畑でこのワインは作られているんですよ、というアプローチが出来るようになって、営業提案にも非常に役立っています。
今後のシステム展望や計画など分かる範囲で教えていただけますでしょうか。
現在は2023年9月を目指して基幹システムの刷新にメインで取り組んでおり、情報システムチーム全員でそのプロジェクトに携わっています。それに付随してRPAにも取り組んでいます。
SharePointも導入して年月が経ってきたので、そろそろ改修が必要な場面もあると思います。こういう機能が使えるよといった情報提供や、弊社の困っていることや、かゆいところに手が届かないという場面がでてきた際は、e-anchorさんにご尽力いただけることを期待しています。
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